MEMBUAT DOKUMEN KANTOR
1. TATA CARA MENULIS, MEMBACA DAN MENYALIN DENGAN BAIK DAN BENAR.
kegiatan tulis menulis , membaca, dan melakukan penyalinan atas bacaan atau pendiktean merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh banyak orang dengan berbagai profesi, seperti sekertaris, wartawan, penulis/pengarang, notula , mahasiswa dan bisa juga manager perusahaan.
Pernahkah kita merasa ketika ingin menulis buku, ada sesuatu yang kurang pas? Biasanya hal tersebut dilahirkan dari kecemasan kita terhadap konten yang kita tulis. Ya, kita takut bilamana tulisan kita tidak menarik minat para pembaca. Hal itu dapat disebabkan oleh konten yang kurang menarik, ataupun bahasa yang terlalu kaku. Oleh sebab itu, biasanya penulis melakukan pengecualian terhadap teknik menulis buku sesuai kaidah. Dalam kata lain, penulis melakukan kesengajaan dalam melanggar kaidah menulis buku secara terstruktur. Meskipun tidak sepenuhnya kasusnya semacam itu karena ada juga penulis yang belum begitu memahami kaidah penulisan yang baik dan benar.
Dalam tata cara penulisan dikte ada dua cara yang bisa dilakukan yakni,
A. Dengan menggunakan mesin dikte ( ditacphone )
1. Mesin diftafon adalah salah satu mesin kantor yang disebut juga sebagai mesin dikte atau mesin imla. Mesin diktafon digunakan dalam hal mencatat surat, kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga mesin ini memungkinkan agar kata tersebut dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.
Mesin dikte terdiri dari dua unit, yang dapat berdiri sendiri tapi dapat juga kedua-duanya pada satu mesin.
a. Unit pendikte/perekam
Digunakan oleh kepala kantor atau mereka yang direkam pembicaraannya terdiri dari:
1. Microphone tangan
2. Tombol untuk merekam
3. Tombol untuk mendengarkan kembali
4. Tombol untuk mematikan dan menghidupkan mesin
5. Pengontrol untuk mempercepat dan memperlambat suara
6. Pengontrol untuk volume suara
7. Alat untuk memberi tanda dimana rekaman untuk masing-masing bagian.
b. Unit transkripsi/peralihan
Digunakan untuk melatihkan dikte surat/laporan dalam bentuk konsep yang terdiri dari:
a. Alat untuk mendengar berupa hear phone
b. Pengeras suara
c. Alat pengontrol
d. Kontrol untuk volume
e. Kontrol untuk cepat dan lambat suara
f. Tombol untuk penghapus
g. Tombol untuk menghidupkan dan mematikan mesin
h. Tombol untuk menghapus rekaman
Media rekamannya dapat berupa:
· Ban plastik
· Cakram
· Silinder plastik
· Pita plastik
Cara mengoperasikannya:
1. Tempatkan mesin transkrip disebelah kanan/kiri
2. Gunakan hearphone agar orang lain tidak terganggu
3. Tekan tombol kaki disebelah kanan kemudian lepaskan kembali tekanan agar suara dapat didengar
4. Pada saat berhenti mendengar suara dikte ketiklah kata-kata yang didengar tadi
5. Setelah selesai pengetikan mulailah mendengar lagi dan seterusnya sampai selesai konsepnya
6. Jika lupa dengan kata-kata yang telah didengar maka tekan pengontrol kaki disebelah kiri dan media perekam akan berputar mundur, kemudian tekan tombol sebelah kanan agar dapt mendengar kembali.
B. Secara langsung
Dalam proses penulisan dikte secara langsung seseorang yang melakukan ini (sekertaris) harus sungguh sungguh mahir dalam penulisan steno. Berikut ini persiapan -persiapan yang bisa dilakukan sebelum mencatat dikte.
- Persiapan alat -alat tulis secukupnya, terutama bollpen dan kertas kosong
- Tuliskan tanggal , bulan, dan tahun, pada halaman pertama pada setiap pendiktean pertama. hal ini diperlukan apabila sekretaris melakukan tugas pendiktean untuk lebih dari satu pimpinan.
- Berikan beberapa garis kosong setelah pendiktean untuk memberikan tempat bagi instruksi -instruksi khusus berkenaan dengan bahan yang akan dilampirkan, pengiriman tembusan cara pengiriman dan sebagainya.
- Untuk memudahkan transkripsi tulislah dengan tulisan biasa untuk nama-nama orang, perusahaan atau kata kata masih asing bagi sekretaris.
- Duduklah menghadap pendiktean dengan dua kaki diletakkan di lantai,. Letakkan notes diatas pangkuan atau lebih baik diatas meja. Tangan yang tidak dipakai untuk menulis, memegang notes. Sedang tangan yang dipergunakan untuk menulis digunakan menekan notes agar rata.
- Janganlah sekali kali memperlihatkan sikap tidak sabar kalau pimpinan sering berhenti dalam mendikte atau sering membuat pembetulan. JIka pimpinan berhenti mendikte, manfatkan waktunya untuk memeriksa kembali catatan anda.
- Siapkan tanda-tanda bacaan sekaligus dalam pendiktean atau kalau ada waktu luang pergunakanlah untuk menyisipkan tanda tanda bacaan yang perlu, atau tanda alinea yang baru yang perlu.
Ada beberapa /berbagi tips dalam mendikte. yang dapat kita ketahui :
1. Keterampilan audiens
Yang didikte (audiens) harus orang yang memiliki kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat. Hal ini penting karena bisa mengoptimalkan waktu. Dengan keterampilan yang baik dari seorang audiens, waktu yang dibutuhkan untuk menuliskan hal-hal penting akan menjadi lebih sedikit tanpa adanya kesalahan.
2. Audiens memiliki pendengaran yang baik.
Seringkali saat sekolah dasar dulu, ketika seorang guru mendiktekan soal ulangan siswa mengatakan "apa bu?" atau sejenisnya. Hal itu bisa saja disebabkan karena kemampuan pendengaran anak-anak yang masih kurang bagus.
3. Jarak antara audiens dan pendikte tidak terlalu dekat atau terlalu jauh.
Jarak yang tepat antara pendikte dan audiens sangat mempengaruhi hasil dikte. Jarak yang terlalu dekat, dengan suara yang lantang dari pendikte akan membuat audiens tidak nyaman. Sedangkan jarak yang terlalu jauh akan membuat audiens perlu "perjuangan lebih" untuk bisa menuliskan kalimat yang didiktekan.
4. Kondisi yang tenang dan sunyi.
Pastikan suasana saat pendiktean tenang dan sunyi agar audiens dapat mendengar apa yang anda katakan dengan jelas.
5. Pengucapan yang jelas
Sebagai seorang guru (misalnya), saat melakukan pendiktean kalimat yang diucapkan harus jelas, merupakan bahasa yang biasa dipakai dan tidak "aneh-aneh". Hal ini untuk menghindari audiens menanyakan istilah-istilah yang "aneh-aneh" tersebut.
6. Irama yang tepat
Jangan mendikte dengan irama yang terlalu cepat atau terlalu lambat. Irama yang terlalu cepat bisa membuat audiens terburu-buru dan tidak sempat menuliskan apa yang anda ucapkan sehingga memungkinkan terjadi kesalahan. Irama yang terlalu lambat akan membuat audiens bosan dan ngantuk. Perhatikan juga nada bicara anda agar audiens mengerti penempatan tanda baca dan inti dari kalimat yang anda sampaikan.
TATA CARA MEMBACA YANG BAIK DAN BENAR.
Membaca tidak hanya melisankan sebuah tulisan. Membaca adalah proses memahami suatu bacaan supaya bisa dipahami, diingat, dan diaplikasikan. Jadi, dalam hidup kita perlu dua kali belajar membaca. Pertama kita belajar untuk membunyikan tulisan. Yang kedua kita belajar untuk memahami suatu bacaan. Nah, banyak yang melewatkan belajar memahami bacaan ini. Kita harus tahu bagaimana cara membaca yang baik dan benar supaya kita bisa memahami seluruh isi bacaan. Apa sajakah? Langsung saja kita simak yang pertama:
1. Bertanya
Bertanyalah tentang hal-hal yang kurang Anda pahami dalam bacaan. Jika ada kata sulit. Jika maksud bacaan tidak mudah untuk dipahami, tanyakan kepada orang yang lebih ahli atau kalau perlu tanyakan kepada penulisnya. Dengan begitu, Anda akan semakin memahami bacaan.
2. Lanjutkan
Ketika Anda membaca, usahakan untuk tidak mengulangi kalimat yang baru saja Anda baca. Itu akan mengurangi kecepatan membaca Anda. Nah, untuk mengantisipasi hal ini, Anda harus berkonsentrasi pada bacaan.
3. Pilih
Pilihlah buku yang akan Anda baca dengan bijak. Lihatlah judul buku, tulisan di sampul belakang, daftar isi, kalimat pembuka, dan baca sekilas isinya. Ini perlu dilakukan supaya Anda tidak menyesal membeli atau meminjam buku itu dari perpustakaan. Itu sangat menguras waktu dan biaya.
4. Diskusikan
Diskusikanlah buku yang Anda baca dengan teman-teman Anda yang juga sedang membaca buku tersebut. Dengan begitu, Anda bisa saling bertukar pemahaman antar teman sehingga meningkatkan pemahaman Anda.
5. Cari
Carilah tempat yang paling nyaman bagi Anda untuk membaca. Hindari gangguan dari teman atau orang-orang di sekitar Anda. Tidak masalah bila Anda nyaman membaca di tempat yang aneh sekalipun seperti di dalam lemari. Memilih tempat yang nyaman dapat memudahkan Anda dalam memahami suatu bacaan.
6. Simpulkan
Simpulkanlah apapun yang baru Anda dapat setelah membaca satu bab buku. Bila perlu, Anda bisa menyimpulkannya setelah Anda membaca satu sub bab. Ini bertujuan untuk menguji pemahaman Anda dan memastikan bahwa Anda mendapatkan sesuatu setelah membaca.
7. Jangan Terlalu Cepat
Hindari membaca dengan cepat seperti yang Anda lakukan saat mengikuti lomba membaca tingkat SD. Hanya membunyikan bacaan dengan cepat tidak akan membuat Anda memahami bacaan tersebut. Kata-kata yang Anda baca hanya melayang-layang di pikiran tanpa ditangkap satupun.
8. Jika Ingin Cepat
Jika Anda ingin cepat, bacalah kesimpulan dari bacaan tersebut. Caranya adalah dengan melihat kalimat yang diawali dengan kata seperti, “dengan demikian, …”; “saya ingin menyarankan bahwa …”; “kesimpulannya, …”. Dengan begitu, Anda akan memahami inti sari dari bacaan tersebut. Cari topik yang menurut Anda paling menarik atau berguna di daftar isi. Dengan begitu, Anda tidak perlu membaca keseluruhan isi buku.
9. Terpaku pada Beberapa Kata
Bacalah dengan berpaku—pada beberapa kata. Sebaiknya—hindari—membaca—dengan—berpaku—pada—satu—kata. A-pa-la-gi de-ngan ber-pa-ku pa-da e-ja-an. Dengan begitu, kecepatan membaca Anda akan meningkat.
10. Catat
Catatlah pokok-pokok pikiran yang terdapat dalam bacaan. Ini sangat membantu untuk memahami bacaan. Apalagi Anda mencatatnya sesaat setelah Anda membaca buku.
Ada beberapa manfaat dari membaca :
1. Memperoleh banyak pengalaman hidup.
2. Memperoleh pengetahuan umum dan berbagai informasi tertentu yang sangat berguna bagi kehidupan.
3. Mengetahui berbagai peristiwa besar dalam peradaban dan kebudayaan suatu bangsa.
4. Dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir di dunia.
5. Dapat mengayakan batin, memperluas cakrawala pandang dan pikir, meningkatkan taraf hidup, dan budaya keluarga, masyarakat, nusa dan bangsa.
6. Dapat memecahkan berbagai masalah kehidupan, dapat mengantarkan seseorang menjadi cerdik dan pandai.
7. Dapat memperkaya perbedaan kata, ungkapan, istilah, dan lain-lain yang sangat menunjang keterampilan menyimak, berbicara dan menulis.
8. Mempertinggi potensialitas setiap pribadi dan mempermantap desistensi, dan lain-lain. (
Ada beberapa cara membaca yang efektif adalah sebagai berikut :
1. berikan tanda jeda
2. membaca pada tempat yang terang
3. pada halaman buku tidak ada bayangan
4. peganglah buku di tangan jangan diletakkan di meja
5. jarak baca dari mata 25 - 30 cm
6. jangan membaca sambil tiduran
7. setiap baca 1 - 2 jam berhenti istirahat 5 - 10 menit
ciri pembaca yang baik :
1. mempunyai kesenangan / hobi membaca
2. mempunyai kesenangan menulis
3. mampu membaca dengan cepat
4. Cepat menangkap isi bacaan
5. Mampu berbicara secara ilmiah
6. Membaca secara tuntas
7. Mempunyai Kebiasaan yang baik dalam membaca
8. Dapat mengingat kembali sebagian besar atau pokok pokok yang telah dibaca
